Reglamento Interno de Trabajo en Colombia Guía 2026 – 2027

El Reglamento Interno de Trabajo bien elaborado, permite establecer reglas claras sobre la relación laboral, definir las condiciones en las que se desarrolla el trabajo y establecer cómo deben manejarse determinadas situaciones dentro de la organización.

También es un instrumento importante para prevenir conflictos entre empleadores y trabajadores, especialmente cuando existen dudas sobre horarios, obligaciones, prohibiciones, faltas, sanciones o procedimientos disciplinarios.

En Colombia, su contenido y aplicación están regulados principalmente por el Código Sustantivo del Trabajo. 

Además, la reforma laboral introducida por la Ley 2466 de 2025 generó cambios que las empresas deben tener en cuenta, especialmente en materia de publicación y actualización del reglamento.

En esta guía encontrarás qué empresas deben contar con este documento, qué debe contener, cómo elaborarlo y qué aspectos conviene revisar en 2026-2027

¿Qué es este documento y para qué sirve?

El Reglamento Interno de Trabajo es el conjunto de normas que establece las condiciones a las que deben sujetarse el empleador y los trabajadores durante la prestación del servicio. Así lo define el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo.

En términos sencillos, es una herramienta para poner por escrito las reglas que organizan determinados aspectos de la relación laboral dentro de una empresa.

Por ejemplo, puede establecer aspectos relacionados con:

• Horarios de entrada y salida.
• Turnos de trabajo.
• Periodos de descanso.
• Horas extras y trabajo nocturno.
• Permisos.
• Obligaciones de trabajadores y empleadores.
• Prohibiciones.
• Faltas y sanciones.
• Procedimientos para presentar reclamos.
• Condiciones de seguridad e higiene.
• Publicación y vigencia del reglamento.

No se trata, sin embargo, de un documento en el que la empresa pueda establecer cualquier regla que considere conveniente.

Las disposiciones del reglamento no pueden desmejorar las condiciones reconocidas al trabajador por la ley, el contrato, los pactos, las convenciones colectivas o los fallos arbitrales.

¿Qué empresas deben contar con un reglamento interno del trabajo?

La obligación depende, de la actividad económica de la empresa y del número de trabajadores permanentes.

El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo establece la obligación para los empleadores que ocupen:

• Más de 5 trabajadores permanentes en empresas comerciales.
• Más de 10 trabajadores en empresas industriales.
• Más de 20 trabajadores en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
• Más de 10 trabajadores en empresas mixtas.

Cabe aclarar que no es recomendable utilizar exactamente el mismo reglamento para todas las empresas.

Obligaciones del empleador y los trabajadores en el cumplimiento del reglamento interno del trabajo 2027

Uno de los objetivos del reglamento es dejar claras determinadas reglas de comportamiento y funcionamiento dentro de la organización.

Para el trabajador, esto puede incluir el cumplimiento del horario, las instrucciones relacionadas con sus funciones, las normas de seguridad, el cuidado de los equipos y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Para el empleador, el documento también debe respetar los derechos reconocidos por la legislación laboral y establecer reglas que sean compatibles con las condiciones legales y contractuales aplicables.

El reglamento, además, tiene un efecto jurídico relevante: hace parte del contrato individual de trabajo de los trabajadores del establecimiento, salvo las estipulaciones que sean contrarias a esta regla y siempre que las condiciones más favorables al trabajador prevalezcan.

¿Qué se debe incluir en este documento?

El artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo establece los aspectos que debe contener el reglamento.

Entre ellos se encuentran la identificación del empleador y los establecimientos comprendidos, las condiciones de admisión, los horarios, descansos, horas extras, trabajo nocturno, vacaciones, permisos, salarios, obligaciones, prohibiciones, faltas, sanciones y los procedimientos para presentar reclamos.

En la práctica, algunos de los componentes más importantes son los siguientes.

Jornada y horarios de trabajo

Deben establecerse las condiciones relacionadas con las horas de entrada y salida, turnos cuando existan, periodos de alimentación y descansos.

Esto debe guardar coherencia con la jornada laboral aplicable a la empresa.

Descansos, permisos y vacaciones

El documento debe contemplar las reglas correspondientes a los descansos legalmente obligatorios, vacaciones y permisos que correspondan según la legislación vigente y las condiciones de la organización.

Obligaciones de empleadores y trabajadores

Es conveniente que las responsabilidades estén redactadas de manera concreta y que correspondan realmente a la operación de la empresa.

Un buen reglamento no debería convertirse en una lista interminable de obligaciones imposibles de aplicar o difíciles de interpretar.

Prohibiciones y conductas no permitidas

Aquí se establecen comportamientos que no deben presentarse dentro de la relación laboral, siempre dentro de los límites establecidos por la legislación.

Faltas, sanciones y medidas disciplinarias

Las faltas deben estar relacionadas con las obligaciones y prohibiciones aplicables, y las sanciones deben respetar los límites legales.

El Código Sustantivo del Trabajo establece, por ejemplo, que las sanciones disciplinarias no pueden consistir en penas corporales ni en medidas que afecten la dignidad del trabajador.

Procedimientos para presentar reclamos

El reglamento también debe indicar ante quién pueden presentarse los reclamos de los trabajadores y cómo se tramitarán.

Descarga gratis un modelo editable

Si estás buscando un modelo de Reglamento Interno de Trabajo, puedes utilizar nuestro documento como punto de partida para conocer la estructura y los principales elementos que debería contemplar este instrumento.

[DESCARGAR MODELO DE REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO]

El modelo debe entenderse como una referencia. No significa que pueda copiarse exactamente para cualquier empresa.

Cada organización tiene diferentes actividades, horarios, estructuras, cargos, procesos y riesgos jurídicos. Por eso, antes de poner un reglamento en aplicación, es recomendable revisarlo y adaptarlo a las características particulares de la empresa y a la legislación vigente.

¿Cómo elaborar el documento paso a paso?

Si bien anteriormente te dejamos una guía del reglamento interno del trabajo, no es recomendable solo copiarla y pegarla.

Te dejamos aquí una explicación de 7 pasos para la elaboración del reglamento interno del trabajo.

1. Analizar las características de la empresa

Hay que identificar la actividad económica, número de trabajadores, sedes, horarios, turnos, tipos de cargos y principales situaciones que pueden presentarse durante la operación.

2. Identificar las normas aplicables

El contenido debe revisarse frente al Código Sustantivo del Trabajo y las demás disposiciones laborales que correspondan.

También es necesario tener en cuenta las modificaciones introducidas por normas posteriores, incluida la Ley 2466 de 2025.

3. Definir las reglas internas

Con la información anterior se pueden establecer las normas que realmente necesita la empresa.

La idea no es llenar páginas. Es crear reglas claras que puedan aplicarse.

4. Establecer faltas y sanciones

Las faltas y las consecuencias disciplinarias deben estar redactadas con claridad y respetar las garantías legales del trabajador.

5. Revisar el procedimiento disciplinario

Este punto merece especial atención porque una sanción no debería aplicarse simplemente porque el reglamento dice que una conducta está prohibida.

Debe respetarse el procedimiento correspondiente y las garantías del trabajador.

6. Revisar jurídicamente el documento

Antes de ponerlo en aplicación, conviene verificar que ninguna disposición contradiga normas laborales de obligatorio cumplimiento.

7. Publicarlo y comunicarlo

La elaboración del documento no es el último paso.

Los trabajadores deben poder conocer y consultar las reglas que les son aplicables.

¿Qué Jornada laboral, horarios y tiempos de descanso deben quedar descritos en el reglamento de la empresa?

La jornada es uno de los aspectos que más atención requiere al revisar las normas internas.

La legislación colombiana establece una jornada máxima ordinaria de 42 horas semanales, que puede distribuirse entre cinco o seis días, garantizando el día de descanso correspondiente, de acuerdo con las reglas legales aplicables.

El reglamento debe ser coherente con la organización real de los horarios.

Si una empresa maneja turnos, trabajo nocturno o esquemas variables, no basta con copiar un horario genérico.

También deben revisarse los cambios introducidos por la reforma laboral respecto del trabajo diurno y nocturno, horas extras y trabajo en días de descanso obligatorio. La Ley 2466 de 2025 modificó, entre otros, los artículos relacionados con jornada, trabajo nocturno y remuneración del trabajo en días de descanso obligatorio.

Reforma laboral y Ley 2466 de 2025: ¿qué cambió?

El panorama empresarial y laboral se transforma constantemente, y con la llegada de la Ley 2466 de 2025, el reglamento interno de trabajo (RIT) de las compañías se convierte, más que nunca, en un documento vivo.

Esta reforma no es una simple adición legislativa; es una armonización que busca alinear el Código Sustantivo del Trabajo con la realidad económica y social que vivimos, exigiendo a las empresas una mirada profunda a sus normativas internas.

Estabilidad Laboral

Uno de los pilares más visibles de la Ley 2466 es su firme apuesta por la estabilidad en el empleo.

La reforma inclina la balanza hacia el contrato a término indefinido, que ahora se presume como la modalidad prioritaria, a menos que exista un acuerdo escrito que justifique una duración determinada.

Esta medida tiene una implicación directa para el reglamento interno:

• Tipos de Contrato: El RIT debe establecer cláusulas claras sobre los contratos permitidos. El gran cambio es que el contrato a término fijo, que antes se renovaba indefinidamente, ahora se convertirá automáticamente en indefinido tras cuatro años consecutivos de renovación.
• Contrato de Obra o Labor: Si bien se mantiene, el reglamento debe recalcar la necesidad de una justificación objetiva que respalde la limitación de la tarea.

Este cambio busca cerrar la puerta a la precarización y promover vínculos laborales más duraderos y sostenibles dentro de las organizaciones.

Jornada y Descansos

Aunque la reducción gradual de la jornada semanal a 42 horas ya venía en camino con la Ley 2101 de 2021, la Ley 2466 de 2025 disipa cualquier ambigüedad sobre el día a día.

• Jornada Diaria: Se clarifica que la jornada máxima será de ocho (8) horas, y cualquier tiempo adicional, salvo pacto de flexibilidad, deberá ser liquidado como hora extra. El reglamento interno, por ende, debe ser explícito en sus procedimientos de control horario.
• Día de Descanso: Se introduce una flexibilidad crucial. Antes, el descanso obligatorio estaba fijado en el domingo. Ahora, la ley permite que empleador y trabajador acuerden un día diferente, una disposición fundamental para sectores de operación continua como la salud o la vigilancia.

Recargos

La reforma también impacta la nómina con un incremento gradual y progresivo de los recargos dominicales y festivos. Este es un reconocimiento al esfuerzo adicional de quien trabaja en días que deberían ser de reposo:

Año	Porcentaje de Recargo
Hasta Junio de 2025	75%
Desde Julio de 2025	80%
Desde Julio de 2026	90%
Desde Julio de 2027	100%

Los reglamentos internos de trabajo, por esa razón, deben actualizar de inmediato sus tablas de liquidación para reflejar este aumento, asegurando la transparencia en la compensación.

Publicación del Reglamento

Finalmente, la reforma trae consigo una modernización en el procedimiento disciplinario y la publicación del RIT.

Si antes era obligatorio fijarlo en carteleras, ahora la divulgación puede ser virtual, siempre que quede una constancia verificable de que el trabajador accedió al documento.

Correo electrónico, intranet o un sistema de lectura con acuse de recibo son ahora las herramientas válidas.

En este entorno normativo que se redefine, el reglamento interno se consolida como una herramienta estratégica de gestión.

Su correcta y oportuna actualización no solo previene sanciones, sino que promueve un clima organizacional basado en reglas claras, transparentes y, sobre todo, ajustadas a la justicia laboral moderna. 120 del Código Sustantivo del Trabajo también cambió las reglas de publicación del reglamento.

¿Qué debe actualizarse en 2026?

Este es uno de los puntos que las empresas deberían revisar con especial cuidado.

En julio de 2026, el Ministerio del Trabajo emitió la Circular Externa 082 de 2026, con lineamientos sobre la publicación del Reglamento Interno de Trabajo después de las modificaciones introducidas por la Ley 2466 de 2025.

La circular señala que, una vez modificada la reglamentación, debe cumplirse nuevamente el procedimiento de publicación y comunicación previsto en el artículo 119 del Código Sustantivo del Trabajo.

Además, establece lineamientos para la publicación física y virtual del documento.

El medio virtual debe permitir que los trabajadores puedan consultar el reglamento en cualquier momento. Entre los mecanismos que pueden utilizarse se encuentran plataformas internas, correo electrónico, intranet, repositorios digitales, sistemas de gestión documental y otros medios tecnológicos que permitan el acceso permanente.

Por eso, una empresa que tiene un reglamento antiguo debería preguntarse:

¿El documento sigue reflejando las condiciones actuales de la empresa y las normas laborales vigentes?

Si la respuesta es no, es momento de revisarlo.

¿Cada cuánto debe revisarse el reglamento interno del trabajo?

No existe una respuesta sencilla del tipo “cada año” que sirva para todas las empresas.

La revisión debe hacerse cuando existan cambios normativos, modificaciones importantes en la operación o circunstancias que hagan necesario ajustar las reglas internas.

En 2026, por ejemplo, la reforma laboral y los nuevos lineamientos sobre publicación son razones suficientes para que las empresas revisen la versión que tienen actualmente.

Además, cuando el reglamento se modifica, la nueva versión debe ser publicada y comunicada siguiendo el procedimiento correspondiente. La Circular 082 de 2026 señala que las modificaciones que no sean debidamente publicadas y comunicadas no producen efectos frente a los trabajadores.

¿Cómo se debe publicar y comunicar a los trabajadores?

La publicación cambió con la reforma laboral.

El artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, incorporó la posibilidad y obligación de utilizar medios virtuales para facilitar el acceso de los trabajadores al reglamento.

Los lineamientos emitidos por el Ministerio del Trabajo en 2026 indican que el reglamento debe estar disponible mediante un medio virtual al que los trabajadores puedan acceder permanentemente.

También se mantienen reglas relacionadas con la publicación física y con el procedimiento previo de objeciones.

Después de la publicación, los trabajadores y la organización sindical, cuando corresponda, cuentan con un término de 15 días hábiles para formular las objeciones previstas en el artículo 119 del Código Sustantivo del Trabajo.

La empresa debería conservar evidencia de la publicación y divulgación, como registros, actas, comunicaciones, fotografías o soportes digitales.

¿Es obligatorio que los trabajadores firmen el documento?

Una cosa es conocer y tener acceso al Reglamento Interno de Trabajo y otra diferente es utilizar una firma como mecanismo de constancia.

La obligación principal está relacionada con su adecuada publicación, comunicación y disponibilidad para los trabajadores, de acuerdo con las reglas aplicables.

Por eso, no debería reducirse todo el proceso a conseguir una firma.

Lo importante es que la empresa pueda demostrar que cumplió correctamente con las obligaciones de divulgación y que los trabajadores tuvieron acceso a la versión vigente.

¿Qué ocurre si en la empresa no tienen este documento?

Cuando una empresa está obligada a tener Reglamento Interno de Trabajo, no contar con él puede generar riesgos laborales y administrativos.

Pero existe otro problema frecuente: tener un documento que existe solamente “en el papel”.

Un reglamento desactualizado, contradictorio con la legislación vigente o que nunca fue correctamente publicado puede generar problemas cuando la empresa intenta utilizarlo para justificar una actuación disciplinaria o resolver un conflicto laboral.

Por eso, el objetivo no debería ser simplemente tener un reglamento.

Debe existir un documento que sea aplicable, actualizado, conocido por los trabajadores y coherente con la realidad de la organización.

Hablemos de las faltas y sanciones

Las empresas pueden establecer dentro de sus normas internas las conductas que constituyen faltas y las consecuencias disciplinarias correspondientes, siempre respetando los límites establecidos por la legislación laboral.

Una buena estructura debería diferenciar claramente entre las conductas que pueden generar una medida disciplinaria y la forma en que se debe desarrollar el procedimiento.

No es recomendable utilizar expresiones demasiado amplias como “cualquier conducta que afecte a la empresa” y dejar toda la decisión a criterio de una persona.

Mientras más clara sea la regla, menor será el margen de interpretación y discusión posterior.

Además, las sanciones no pueden vulnerar la dignidad del trabajador.

Procedimiento disciplinario y derecho de defensa

El reglamento también debe ser coherente con las garantías aplicables a los procesos disciplinarios.

Una empresa no debería pasar directamente de:

“el trabajador cometió una falta”

a:

“queda sancionado”.

Debe existir un procedimiento que permita conocer los hechos, escuchar al trabajador y adoptar una decisión respetando las garantías correspondientes.

Este punto ha adquirido especial importancia con la reforma laboral de 2025 y merece una revisión cuidadosa en los reglamentos existentes.

Acoso laboral y acoso sexual en las normas internas

Las empresas también deben revisar que sus normas internas sean coherentes con las obligaciones relacionadas con la prevención y atención de situaciones de acoso laboral y sexual.

El reglamento puede establecer reglas de comportamiento, canales internos y mecanismos de actuación, pero no debería tratar estos asuntos como una simple lista de prohibiciones.

Debe existir coherencia entre el Reglamento Interno de Trabajo, las políticas de la empresa y los mecanismos internos para atender las situaciones que puedan presentarse.

Teletrabajo, trabajo remoto y desconexión laboral

La forma de trabajar también ha cambiado.

Muchas organizaciones tienen trabajadores que desarrollan parte o la totalidad de sus funciones fuera de las instalaciones de la empresa.

Cuando existen estas modalidades, conviene revisar que las normas internas sean coherentes con ellas y que no se estén utilizando reglas diseñadas exclusivamente para un modelo presencial.

Lo mismo ocurre con la desconexión laboral: las políticas y procedimientos de la empresa deben ser compatibles con las obligaciones legales aplicables.

Formato y plantilla editable: ¿Qué debe contener?

Cómo ya lo hablamos anteriormente un formato de Reglamento Interno de Trabajo puede ser útil como punto de partida, pero no debería utilizarse como una solución automática.

Una plantilla debe servir para organizar el contenido y facilitar la elaboración del documento.

Como mínimo, debería contemplar aspectos como:

1. Identificación del empleador.
2. Centros o lugares de trabajo comprendidos.
3. Condiciones de admisión.
4. Jornada y horarios.
5. Descansos.
6. Horas extras y trabajo nocturno.
7. Permisos y vacaciones.
8. Obligaciones.
9. Prohibiciones.
10. Escala de faltas.
11. Sanciones.
12. Procedimiento disciplinario.
13. Reclamos.
14. Normas de seguridad e higiene.
15. Publicación y vigencia.

El contenido concreto debe adaptarse a las características de cada organización y a la normativa vigente. El artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo establece los principales aspectos que debe contener.

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En un entorno laboral tan dinámico, contar con un reglamento interno de trabajo (RIT) que cumpla a cabalidad con la Ley 2466 de 2025 y que, al mismo tiempo, refleje la operatividad única de su negocio, es fundamental.

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