La retención en la fuente por salarios es uno de los mecanismos más importantes para anticipar el recaudo del impuesto sobre la renta en Colombia.
Para los empleadores, comprender su funcionamiento es importante para evitar sanciones, pero también para cumplir con los plazos establecidos y garantizar un manejo transparente de las obligaciones tributarias.
A continuación, se presenta una guía clara sobre su definición, aplicación, procedimientos y normas vigentes en el país.
¿Qué es la Retención en la Fuente (RTEF)?
La retención en la fuente es un anticipo obligatorio del impuesto de renta que el empleador descuenta directamente al trabajador cuando paga un salario o un ingreso laboral.
Su propósito es asegurar el recaudo gradual del tributo durante el año fiscal, evitando que la obligación se concentre al final del periodo.
Obligaciones del Agente Retenedor
- Practicar la retención en cada pago sujeto a impuesto.
- Declarar los valores retenidos dentro de los plazos establecidos.
- Consignar oportunamente las retenciones a la autoridad tributaria.
- Conservar soportes y demostrar la correcta aplicación de tarifas y procedimientos.
Personas o pagos que no están sujetos a retención en la fuente
- Trabajadores cuyos ingresos no superen la cuantía mínima.
- Pagos exentos de impuesto por ley (incapacidades, algunos viáticos, entre otros).
- Personas no contribuyentes o con carácter exceptuado según normativa especial.
Plazos y formularios de declaración
Los agentes retenedores deben presentar la declaración de retenciones en la fuente de manera mensual, siguiendo el calendario oficial que publica la DIAN cada año.
Los vencimientos dependen del último dígito del NIT sin el dígito de verificación, por lo que cada empresa tiene un plazo específico dentro del mes.
Para realizar esta obligación, el formulario habilitado por la DIAN es el Formulario 350, que corresponde a la declaración de retenciones en la fuente por todos los conceptos, incluidos salarios.
Este formulario se presenta virtualmente y su pago debe efectuarse dentro del mismo periodo límite establecido por la DIAN.
Definición y Aplicación de la RTEF por Salarios
La retención aplica sobre pagos derivados de la relación laboral o legal–reglamentaria, siempre que superen ciertos valores y cumplan las condiciones establecidas por el Estatuto Tributario.
¿Cuándo y a qué empleados se les debe retener?
Se debe retener cuando el salario depurado supera los 95 UVT mensuales:
95 × 49.799 (valor del UVT para el año 2025) = $4.730.905
Esto aplica para:
- Personas naturales que reciban ingresos laborales según el Estatuto Tributario.
- Trabajadores con contrato laboral.
Factores determinantes para la aplicación
- Total de ingresos mensuales.
- Aportes a seguridad social.
- Deducciones permitidas.
- Exenciones y beneficios tributarios vigentes.
Retención por ingresos laborales a pagos distintos al salario
Aplica también en primas, bonificaciones no constitutivas de salario, vacaciones pagadas y otros conceptos laborales que superen las bases mínimas de retención.
¿Cómo se Calcula la Retención en la Fuente por Salarios?
El cálculo se realiza mediante la depuración del salario para determinar la base gravable sobre la cual se aplicará la tarifa correspondiente.
Depuración de la Base Sujeta a Retención
Se restan del ingreso bruto:
- Aportes obligatorios a pensión y salud.
- Aporte voluntario a pensiones.
- Deducción por dependientes.
- Deducción por intereses de vivienda
- Exención del 25% del ingreso laboral.
Límites mensuales y anuales de la base
La retención en la fuente solo aplica si el salario depurado mensual supera la base mínima en UVT fijada cada año. Si el ingreso del trabajador está por debajo de ese límite, el empleador no debe practicar retención.
Los pagos no salariales están exentos de retención mientras su acumulado anual no supere 1.300 UVT. Si se pasa ese tope, el excedente se considera ingreso gravado y entra a la base de retención.
Ejemplo práctico de depuración
Un trabajador recibe un salario mensual de $6.200.000. A partir de este monto se realiza la depuración siguiendo los pasos exigidos por la normativa vigente.
Aportes obligatorios a seguridad social (a cargo del empleado)
Estos aportes son deducibles antes de continuar la depuración:
Salud (4%): $248.000
Pensión (4%): $248.000
Total aportes: $496.000
Ingreso después de aportes
$6.200.000 – $496.000 = $5.704.000
Renta exenta del 25% (Art. 206 ET)
Se calcula sobre el ingreso después de aportes:
25% de $5.704.000 = $1.426.000
Este valor se encuentra dentro del límite permitido por la ley.
Total de depuraciones
En este ejemplo se aplican dos deducciones frecuentes:
Dependientes: Límite 32 UVT
32 × 49.799 = $1.593.568
Medicina prepagada: Límite 16 UVT
16 × 49.799 = $796.784
Total deducciones: $2.390.352
Deducciones permitidas
Suma de todos los valores restados:
Aportes: $496.000
Renta exenta 25%: $1.426.000
Deducciones: $2.390.352
Total depurable: $4.312.352
Base final sujeta a retención
Ingreso después de aportes – total depurable:
$5.704.000 – $4.312.352 = $1.391.648
Conversión a UVT
$1.391.648 ÷ 49.799 = 27,94 UVT
Este valor se ubica en el rango 27 UVT a 95 UVT, el cual corresponde a una tarifa del 19% sobre el exceso de 27 UVT.
Cálculo final de la retención
UVT gravadas:
27,94 – 27 = 0,94 UVT
Valor en pesos:
0,94 × 49.799 = $46.811
Retención en la fuente: 19% × 46.811 = $8.893
Retención mensual final: $8.893
Procedimientos de Retención y Tarifas 2025
Los artículos 383, 385 y 386 del Estatuto Tributario establecen las tablas y métodos de cálculo vigentes para detallar la retención por salarios.
Tabla de RTEF para salarios gravados 2025
| Rangos en UVT | Tarifa Marginal | Impuesto |
|---|---|---|
| > 0 a 95 | 0% | 0 |
| > 95 a 150 | 19% | (Ingreso laboral gravado en UVT – 95 UVT) * 19% + 0 UVT |
| > 150 a 360 | 28% | (Ingreso laboral gravado en UVT – 150 UVT) * 28% + 10 UVT |
| > 360 a 640 | 33% | (Ingreso laboral gravado en UVT – 360 UVT) * 33% + 69 UVT |
| > 640 a 945 | 35% | (Ingreso laboral gravado en UVT – 640 UVT) * 35% + 162 UVT |
| > 945 a 2300 | 37% | (Ingreso laboral gravado en UVT – 945 UVT) * 37% + 268 UVT |
| > 2300 en adelante | 39% | (Ingreso laboral gravado en UVT – 2300 UVT) * 39% + 770 UVT |
Características del Procedimiento de retención N.1 (Art. 385)
Este procedimiento se aplica a todos los pagos o abonos en cuenta gravables, excepto cesantías, intereses sobre cesantías y la prima mínima legal (privada o pública). La retención mensual corresponde al valor indicado en la tabla según el total de pagos realizados al trabajador durante el mes.
Cuando los pagos corresponden a períodos menores a 30 días, la retención se calcula así:
a. Se divide el total de pagos gravables entre los días a los que corresponden y el resultado se multiplica por 30.
b. Se identifica el porcentaje de retención según la tabla y se aplica directamente al total de pagos gravables del período.
Para la prima mínima legal de servicios o la prima de navidad del sector público, la retención será la que corresponda exactamente al intervalo señalado en la tabla.
Características y aplicación del Procedimiento de retención N.2
Este procedimiento es una segunda opción para calcular la retención en la fuente sobre pagos o abonos gravables distintos de cesantías e intereses a las cesantías.
Bajo este método, la retención mensual se determina aplicando un porcentaje fijo semestral, calculado por el empleador para cada trabajador.
El porcentaje fijo se establece en junio y diciembre, tomando como base la sumatoria de los pagos gravables realizados en los 12 meses anteriores, dividida entre 13.
El resultado se ubica en la tabla de retención para definir el porcentaje aplicable durante los siguientes seis meses.
Si el trabajador tiene menos de 12 meses de vinculación, el cálculo se realiza dividiendo los pagos gravables entre los meses trabajados.
En el caso de trabajadores nuevos, mientras no se realice el primer cálculo semestral, se aplica el porcentaje correspondiente al total de pagos gravables del mes.
Normatividad para la RTEF en Salarios
Colombia cuenta con una estructura normativa que regula la retención en la fuente por salarios.
Aspectos de la Reforma Tributaria 2022 que siguen vigentes
- Topes de rentas exentas basados en UVT
- Cálculo de beneficios limitados por porcentajes máximos.
- Mantenimiento de la exención del 25% con tope legal.
Impacto del Decreto 0572 de 2025 (o norma equivalente) en las tarifas
El Decreto 0572 de 2025 actualiza los valores utilizados para calcular la retención en la fuente, entre ellos la Unidad de Valor Tributario (UVT), que para 2025 quedó fijada en $49.799.
Este ajuste incrementa la base para determinar los intervalos de las tablas de retención, lo que a su vez modifica los rangos mínimos y máximos sobre los cuales se aplican las tarifas.
En términos prácticos, el impacto principal es que las rentas de trabajo pueden quedar sometidas a retención a partir de valores ligeramente más altos.
Artículos del Estatuto Tributario y Leyes relevantes
- Art. 383: tabla de retención.
- Art. 385: procedimiento 1.
- Art. 386: procedimiento 2.
- Ley 2277: modificaciones estructurales vigentes.
Cuantías mínimas para practicar la RTEF
Como se expresó anteriormente, la retención en la fuente para trabajadores solo se aplica cuando el ingreso laboral depurado supera 95 UVT.
Si el ingreso mensual queda por debajo de ese umbral, no se practica retención bajo ninguno de los procedimientos (1 o 2).
En cuanto a los pagos no salariales, estos conservan su carácter de “no constitutivos de salario” siempre que no excedan 1.300 UVT anuales (aproximadamente $64.738.700 en 2025).
Si el trabajador recibe montos superiores a ese tope, la parte excedente se considera ingreso gravado y entra en el cálculo de retención correspondiente.
Tips para evitar errores en la retención en la fuente en empresas
- Verificar que cada deducción tenga soporte válido.
- Utilizar software actualizado con UVT del año.
- Elegir el procedimiento adecuado según estabilidad salarial.
- Revisar mensualmente los topes de exenciones permitidas.
- Asegurar que los informes y soportes se mantengan al día.
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