Debido Proceso Disciplinario Laboral en Colombia

El debido proceso disciplinario es una garantía fundamental dentro de las relaciones laborales en Colombia.

Aunque puede parecer un simple requisito formal, en realidad se trata de una herramienta que protege tanto a los trabajadores como a los empleadores, asegurando que cualquier sanción o terminación del contrato se lleve a cabo con base en normas claras, objetivas y justas.

A continuación te contamos a que se refiere y cómo funciona:

Fundamentos y Conceptos del Proceso Disciplinario

Entender el marco conceptual es el primer paso para aplicar correctamente un proceso disciplinario.

Su correcta implementación evita conflictos, protege derechos y fortalece la gestión empresarial.

¿Qué es y Cuál es el Objetivo de un Proceso Disciplinario Laboral?

Es el mecanismo mediante el cual un empleador analiza una conducta del trabajador que puede constituir en una irregularidad.

Su objetivo principal es garantizar que el empleado tenga la oportunidad de ser escuchado, presentar sus descargos y defenderse antes de que se imponga la penalización.

La obligatoriedad del Debido Proceso en el Marco Jurídico Laboral Colombiano

El Código Sustantivo del Trabajo y la jurisprudencia de la Corte Constitucional han establecido que el debido proceso es obligatorio en cualquier medida disciplinaria.

Esto significa que ninguna sanción puede imponerse de manera arbitraria, pues todo el personal debe contar siempre con las garantías mínimas de defensa.

¿Es Siempre Necesario un Proceso Disciplinario antes de un Despido con Justa Causa?

Sí, salvo en casos excepcionales donde la falta sea evidente y no requiera mayor discusión, como el abandono injustificado del cargo.

Sin embargo, lo recomendable es aplicar siempre el procedimiento disciplinario para blindar al empleador frente a posibles reclamaciones legales.

Normatividad en Colombia

Cuando la atmósfera de la oficina se tensa y el rumor de una falta grave comienza a circular, el corazón del trabajador inevitablemente se acelera.

Es en ese momento de incertidumbre, donde los derechos fundamentales deben brillar con más fuerza, que la Ley 2466 de 2025 irrumpe en el panorama laboral colombiano para redefinir las reglas del juego.

Esta reforma, que busca sentar las bases de un trabajo decente y digno, ha puesto su foco en un pilar esencial de la relación entre empleador y empleado: el Debido Proceso Disciplinario.

El renovado Artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) ya no se limita a sugerencias; por el contrario, despliega un mapa detallado de garantías, humanizando el momento más delicado de la vida laboral: aquel en que se evalúa una sanción.

¿Cuál es la base del artículo 115 del CST?

El espíritu de la norma se centra en la presunción de inocencia y la aplicación del principio de “in dubio pro disciplinado”.

A su vez, se consagra la proporcionalidad de la sanción, asegurando que el castigo nunca exceda la gravedad del hecho.

El derecho a la defensa y la contradicción de las pruebas son ahora garantías explícitas, tejidas con hilos de lealtad y buena fe e imparcialidad en cada paso del camino.

Proceso para decisión disciplinaria según el artículo 115

Para que una decisión disciplinaria tenga plena validez, el legislador ha trazado un itinerario de ocho pasos mínimos que el empleador debe seguir al pie de la letra. Este es el corazón operativo del nuevo Artículo 115.

Apertura Formal: El proceso debe iniciar con una comunicación formal dirigida al trabajador o trabajadora.

Claridad de los Cargos: Debe indicarse, siempre por escrito, cuáles son los hechos, conductas u omisiones que motivan el procedimiento.

Traslado de las Pruebas: Se exige la entrega total de las pruebas que sustentan la acusación, lo que permite al empleado conocer el material probatorio en su contra.

Término de Defensa: Se debe conceder un plazo para que el trabajador se manifieste, controvierta y anexe las pruebas que considere necesarias. Este término, vital para la defensa, no podrá ser inferior a 5 días.

Acta de Descargos: Si la defensa se presenta de forma verbal, se impone la obligación de levantar un acta que transcriba fielmente la versión o descargos rendidos.

Pronunciamiento Motivado: La decisión final debe ser un pronunciamiento definitivo y debidamente motivado, identificando la causa o el motivo específico.

Sanción Justa: De ser el caso, la sanción impuesta debe ser proporcional a los hechos, como lo dicta el nuevo principio rector.

Derecho de Impugnación: Se garantiza la posibilidad de que el trabajador pueda impugnar la determinación.

Pasos para un Procedimiento Disciplinario Eficiente

Un proceso disciplinario debe seguir unas etapas mínimas que garanticen claridad y transparencia.

Las Etapas Mínimas del Proceso: Citación, Descargos e Investigación

Todo procedimiento disciplinario requiere como mínimo cuatro fases:

1. Citación: informar al trabajador sobre la presunta falta.
   
2. Descargos: permitir que explique su versión de los hechos.
   
3. Investigación: analizar las pruebas y determinar la decisión final.
   
4. Recurso de Apelación: Tras la sanción, el trabajador tiene derecho a apelar ante el superior jerárquico o, en caso de despido con justa causa, acudir a la jurisdicción laboral ordinaria.
   

La Importancia de la Tipificación de Faltas en el Reglamento Interno de Trabajo

El Reglamento Interno de Trabajo (RIT) es el documento que establece las conductas sancionables. Si una infracción no está claramente descrita allí, será difícil imponer una sanción válida.

De ahí la importancia de tener un RIT ajustado a la normativa vigente y que contenga claramente la cultura y los valores de la empresa.

Cómo Notificar Correctamente una Sanción Disciplinaria al Trabajador

La notificación debe hacerse por escrito, explicando la falta, la decisión tomada y los fundamentos de la sanción.

Este documento debe entregarse al trabajador con firma de recibido, o en su defecto, enviarse por un medio verificable como correo electrónico. 

No se recomienda el uso de WhatsApp u otras aplicaciones de mensajería a menos que el trabajador haya autorizado el uso de este canal y se pueda comprobar que leyó el aviso.

Impacto y Consecuencias de la Reforma Laboral 2025

La reciente reforma laboral en Colombia, mediante la Ley 2466 de 2025, introdujo ajustes significativos en los procedimientos disciplinarios.

Estas modificaciones buscan reforzar las garantías de los trabajadores y evitar abusos en la aplicación de sanciones.

Cambios de la Ley 2466 de 2025 en el Proceso Disciplinario

Entre los principales cambios se encuentran la obligación de mayor formalidad en la citación a descargos, plazos más amplios para la defensa del trabajador y nuevas restricciones para medidas correctivas que afecten la dignidad del empleado.

Consecuencias de un Procedimiento Mal Ejecutado “Errores que Anulan un Despido”

Un proceso disciplinario mal llevado puede anular un despido con justa causa, convirtiéndolo en un despido injustificado.

Esto implica que la empresa deba indemnizar al trabajador, pagar salarios dejados de percibir e incluso enfrentar demandas por vulneración de derechos fundamentales.

Sanciones Disciplinarias ¿Qué se Puede Imponer y Qué Está Prohibido?

Las sanciones válidas incluyen llamados de atención, suspensiones temporales y, en casos graves, la desvinculación total del cargo.

Sin embargo, como se describió anteriormente, están prohibidas las medidas que vulneren la dignidad del trabajador, como multas económicas que no estén expresamente permitidas por la ley o medidas humillantes.