Liquidar a un empleado en Colombia suele ser tarea del área de recursos humanos, ya sea interno o externo (servicios de rrhh outsourcing). Este proceso puede ser un reto si no conoces las normas y cálculos correctos.
Ya sea que seas un empleador que busca cumplir la ley y evitar sanciones, o un trabajador que quiere asegurarse de recibir lo justo, este artículo es para ti.
Aquí te guiaremos paso a paso en el proceso, explicando los aspectos legales, los cálculos clave y todo lo que necesitas saber para manejar la liquidación con confianza y transparencia.
- ¿Qué es la liquidación laboral?
- Elementos que componen la liquidación laboral
- Paso a paso para liquidar a un empleado en Colombia
- Cálculo de liquidación para trabajadores ocasionales o por días
- Liquidación completa de un contrato de trabajo a término indefinido
- Liquidación cuando el salario es el mínimo legal vigente
- Liquidación de personal del servicio doméstico
- Caso de estudio: Ejemplo de Liquidación tras un año laboral (360 días)
- ¿Cuál sería la liquidación en un contrato por prestación de servicios?
- Evita estos 5 errores cruciales al realizar la liquidación de un trabajador
- Liquidación de un trabajador que presenta renuncia voluntaria: ¿Qué incluye?
- Indemnización y liquidación por despido sin justa causa
- Calculadora online para la liquidación de trabajadores
- Acceder a la Calculadora
- Aspectos legales importantes para liquidar a un empleado
- Preguntas frecuentes sobre la liquidación laboral en Colombia
¿Qué es la liquidación laboral?
Entender qué es la liquidación laboral es el primer paso para manejar correctamente este proceso. Se trata del cálculo y pago de prestaciones sociales y otros conceptos adeudados al trabajador al finalizar una relación laboral.
Este procedimiento garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales y protege los derechos del empleado.
Elementos que componen la liquidación laboral
Para liquidar a un empleado de manera precisa, es necesario conocer cada uno de los componentes que la integran. Estos elementos incluyen diferentes prestaciones sociales y pagos obligatorios que varían según el tiempo y condiciones laborales del empleado:
Salarios pendientes: Incluye los días trabajados del último mes no pagados.
Cesantías: Proporcionales al tiempo trabajado durante el año.
Intereses sobre cesantías: Equivalentes al 12% anual sobre el valor de las cesantías.
Prima de servicios: Pagada en proporción al tiempo trabajado en el semestre.
Vacaciones no disfrutadas: Corresponden a 15 días por año trabajado, proporcionales si no se completó el año.
Indemnización por despido: Aplicable en casos de despido sin justa causa, según la duración del contrato y el salario.
Paso a paso para liquidar a un empleado en Colombia
Este proceso puede parecer complejo, pero siguiendo una serie de pasos claros, se puede realizar de manera eficiente y correcta. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
Revisar la duración del contrato: Si es por tiempo definido o indefinido, esto influirá en la indemnización en caso de despido sin justa causa.
Calcular los conceptos adeudados: Identifique salarios pendientes, prestaciones sociales y cualquier otro pago pactado.
Determinar las indemnizaciones aplicables: En casos de despido sin justa causa, calcule según la duración del contrato:
Contrato a término indefinido: Si el empleado ganaba menos de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), corresponde 30 días de salario por el primer año y 20 días por cada año adicional.
Contrato a término fijo: La indemnización equivale al salario de los meses restantes del contrato.
Liquidar las prestaciones sociales: Debes realizar los cálculos proporcionales de cesantías, intereses y prima de servicios según los días trabajados.
Pagar los valores correspondientes: Debes realizar el pago dentro de los plazos establecidos para evitar sanciones.
Cálculo de liquidación para trabajadores ocasionales o por días
Los trabajadores ocasionales o contratados por días también tienen derecho a una liquidación proporcional. En estos casos, el cálculo se hace con base en el salario devengado y en los días trabajados. No existe una fórmula a parte: se liquidan las mismas prestaciones sociales, pero aplicadas proporcionalmente al número de jornadas laboradas.
Esto implica calcular cesantías, intereses, prima y vacaciones según los días de trabajo reportados, sin importar si el contrato fue informal o discontinuo. Es fundamental llevar registros claros para evitar reclamos en el futuro.
Liquidación completa de un contrato de trabajo a término indefinido
Para contratos a término indefinido, la liquidación incluye los mismos componentes básicos: salarios pendientes, prestaciones sociales y, en algunos casos, indemnización. La diferencia es que este tipo de contrato no tiene fecha de terminación, por lo que las indemnizaciones por despido sin justa causa se calculan según el tiempo que la persona ha laborado para la empresa.
Por esa razón, este tipo de liquidación puede implicar montos más altos si el vínculo fue prolongado, especialmente para trabajadores con varios años de antigüedad.
Liquidación cuando el salario es el mínimo legal vigente
Cuando el empleado devenga el salario mínimo legal vigente (SMLV), el cálculo se hace utilizando ese valor como base. Esto incluye el auxilio de transporte, siempre que el trabajador tenga derecho a recibirlo.
Las prestaciones sociales se calculan sobre el salario más el auxilio, mientras que las vacaciones se liquidan únicamente sobre el salario básico. Es importante tener en cuenta los ajustes anuales del SMLV para evitar confusiones.
Liquidación de personal del servicio doméstico
El personal del servicio doméstico (incluyendo internos, externos y trabajadores por días) tiene derecho a una liquidación igual a la de cualquier otro trabajador formalizado. Sin embargo, en esta categoría suelen presentarse omisiones debido a la informalidad del sector.
La liquidación incluye salarios pendientes, cesantías, intereses, prima de servicios (obligatoria desde 2016) y vacaciones. Cuando el trabajo es por días, los cálculos deben ser proporcionales. El empleador debe conservar comprobantes para demostrar que cumplió con todas las obligaciones legales.
Caso de estudio: Ejemplo de Liquidación tras un año laboral (360 días)
Para comprender fácil cómo se liquida un empleado que trabajó exactamente un año, pensemos en un trabajador con salario mínimo 2025 y con derecho a auxilio de transporte. Al completar 360 días de trabajo, todas las prestaciones se calculan al 100%.
Salario base para cálculos:
- Salario mensual: $1.423.000
- Auxilio de transporte: $162.000
- Base para prestaciones (salario + auxilio): $1.585.000
- Base para vacaciones (solo salario): $1.423.000
Cesantías (1 año completo)
Fórmula: salario base + auxilio de transporte $1.585.000
Intereses a las cesantías (12% anual)
$1.585.000 × 0,12 = $190.200
Prima de servicios (un año completo)
La prima equivale a un salario base por año (se paga mitad en junio, mitad en diciembre).
$1.585.000
Vacaciones (15 días por año)
Las vacaciones se liquidan solo sobre el salario, sin auxilio.
(1.423.000 ÷ 30) × 15 = $711.500
Total liquidación por un año trabajado
Sumamos todo:
Vacaciones: $711.500
Cesantías: $1.585.000
Intereses: $190.200
Prima de servicios: $1.585.000
Liquidación total: $4.071.700
¿Cuál sería la liquidación en un contrato por prestación de servicios?
Los contratos por prestación de servicios no generan liquidación laboral, ya que no existe una relación laboral sino un vínculo civil o comercial. En este tipo de acuerdo no hay prestaciones sociales, vacaciones, prima ni cesantías.
El contratista solo tiene derecho al pago de los honorarios pactados y, en algunos casos, al reembolso de gastos acordados. Sin embargo, si en la práctica existía subordinación, horario fijo o control directo por parte del contratante, podría configurarse otro tipo de contrato y surgir obligaciones laborales.
Evita estos 5 errores cruciales al realizar la liquidación de un trabajador
Para minimizar riesgos legales y económicos, es importante evitar errores frecuentes como:
-
No calcular correctamente el tiempo trabajado.
-
Omitir pagos proporcionales de prestaciones sociales.
-
Retrasar el pago y generar intereses o sanciones.
-
No documentar adecuadamente la entrega de valores.
-
Ignorar si aplica o no indemnización por despido.
Estos errores afectan tanto al empleador como al trabajador y pueden derivar en reclamaciones legales bastante costosas.
Liquidación de un trabajador que presenta renuncia voluntaria: ¿Qué incluye?
Si el empleado renuncia voluntariamente, la liquidación incluye todos los valores acumulados hasta la fecha de terminación: salarios pendientes, cesantías, intereses, prima de servicios y vacaciones no disfrutadas.
La renuncia no exonera al empleador de sus obligaciones. La única diferencia es que en estos casos no se paga indemnización, ya que la terminación no fue responsabilidad de la empresa.
Indemnización y liquidación por despido sin justa causa
Cuando la terminación del contrato ocurre sin justa causa, además de la liquidación habitual, el trabajador tiene derecho a una indemnización. Esta se calcula según el tipo de contrato, el salario y la antigüedad.
En contratos indefinidos, la ley establece días de salario que aumentan con los años trabajados. En contratos a término fijo, se paga el equivalente al tiempo restante del contrato. La empresa debe justificar claramente la causa de la terminación para evitar litigios.
Calculadora online para la liquidación de trabajadores
La Calculadora Laboral del Ministerio de Trabajo es una herramienta sencilla pensada para ayudarte a estimar tu liquidación y para que los empleadores puedan proyectar sus costos mensuales al contratar.
Solo debes ingresar las fechas de tu contrato, el salario y si recibes auxilio de transporte. Ten en cuenta que funciona por año calendario y aplica únicamente para trabajadores del sector privado con contrato laboral directo.
No cubre casos especiales como servidores públicos, contratos por prestación de servicios o salarios integrales. Es una guía orientativa: ante cualquier conflicto laboral, siempre será necesario acudir a la justicia.
Acceder a la Calculadora
Aspectos legales importantes para liquidar a un empleado
Antes de proceder con la liquidación, es vital conocer las implicaciones legales que podrían afectar tanto al empleador como al trabajador. Estos aspectos aseguran que el proceso sea transparente y conforme a la ley:
Plazo para pagar la liquidación: El empleador debe realizar el pago inmediatamente después de terminar el contrato. Cualquier retraso podría generar intereses de mora.
Registro de documentos: Mantener evidencias del pago, como recibos firmados por el empleado, es fundamental para evitar futuros reclamos.
Consulta con un abogado laboral: Siempre es recomendable buscar asesoría legal en casos complejos o controversiales.
Preguntas frecuentes sobre la liquidación laboral en Colombia
Liquidar a un empleado de manera correcta es fundamental para cumplir con las normativas laborales en Colombia y evitar problemas legales.
Este proceso, aunque puede parecer complicado, se simplifica al comprender los conceptos básicos y seguir los pasos adecuados.
Si tienes dudas o situaciones específicas, buscar asesoría profesional siempre será la mejor opción para proteger los intereses de ambas partes.
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